Privacyverklaring Hirebase.nl

1. Wie is verantwoordelijk?

Deze privacyverklaring beschrijft hoe persoonsgegevens worden verwerkt bij het bezoeken van hirebase.nl en bij het via de website aanvragen van een demo.

Hirebase B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen. Hirebase B.V. is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42197019.

Website: hirebase.nl
KvK-nummer: 42197019
Vestigingsadres: Heeskesacker 1405, 6546 JK Nijmegen
Privacycontact: privacy@hirebase.nl

In deze privacyverklaring gebruiken wij verder de naam Hirebase.

Deze privacyverklaring heeft geen betrekking op persoonsgegevens die worden verwerkt bij het daadwerkelijke gebruik van de Hirebase-software door klanten. Daarvoor geldt afzonderlijke privacy- en contractuele documentatie.

2. Bezoek aan hirebase.nl

Wanneer u hirebase.nl uitsluitend bezoekt, vragen wij u niet actief om uw naam, contactgegevens of bedrijfsgegevens.

De website hirebase.nl wordt statisch geleverd via Render (hosting en CDN).

Bij het ophalen van pagina’s kunnen bij Render en de CDN-edge technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, opgevraagde URL, tijdstip en browser- of apparaatinformatie, voor levering, beveiliging en beschikbaarheid. Render genereert voor onze static site geen door ons raadpleegbare HTTP-accesslogs met bezoekersgegevens in het Render-dashboard.

3. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken uitsluitend cookies, analytics, externe scripts en vergelijkbare technieken die daadwerkelijk op hirebase.nl zijn geïmplementeerd.

Op hirebase.nl gebruiken wij onder meer: een zelf gehost cookievoorkeurenscherm (voorkeuren in localStorage); Google Tag Manager (productieomgeving, alleen na toestemming voor analyse-cookies); en Sentry (foutdiagnostiek en session replay, alleen na toestemming voor analyse-cookies). Thema- voorkeur (donker/licht) kan in localStorage worden opgeslagen. Wij gebruiken geen advertentiecookies op hirebase.nl.

Voor zover voor het gebruik van een cookie of vergelijkbare techniek voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, wordt deze techniek niet gebruikt voordat die toestemming is verkregen.

4. Demo aanvragen

Via hirebase.nl kunt u een demo aanvragen. Wanneer u hiervoor kiest, wordt u doorgestuurd naar de boekingsomgeving van Calendly.

Calendly wordt niet automatisch geladen bij een normaal bezoek aan hirebase.nl, maar pas wanneer u ervoor kiest een demo aan te vragen.

Voor een demo-aanvraag vragen wij de volgende gegevens:

Verplicht

• voornaam en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• functie;
• bedrijfsnaam; en
• of uw organisatie momenteel een Applicant Tracking System (ATS) gebruikt.

Optioneel

• specifieke functionaliteiten die u tijdens de demo wilt behandelen; en
• of uw organisatie over een recruitmentteam beschikt.

De verplichte gegevens zijn nodig om de demo via onze boekingsprocedure aan te vragen, voor te bereiden en uit te voeren. Zonder deze gegevens kan via deze procedure geen demo worden aangevraagd.

Wij verzoeken u in vrije tekstvelden geen bijzondere persoonsgegevens of andere voor de demo niet-relevante persoonsgegevens te verstrekken.

5. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken de gegevens uit een demo-aanvraag om:

• de demo aan te vragen en in te plannen;
• de afspraak te bevestigen;
• met u te communiceren over de afspraak;
• de demo voor te bereiden en af te stemmen op uw organisatie en aangegeven aandachtspunten; en
• de aanvraag administratief vast te leggen en passend op te volgen.

Wanneer u als natuurlijke persoon zelf de mogelijke toekomstige contractspartij bent, verwerken wij de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens voor het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het eventueel sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

Wanneer u namens een onderneming of andere organisatie handelt, bent u doorgaans niet zelf de mogelijke contractspartij. Wij verwerken uw noodzakelijke zakelijke contactgegevens dan op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Dat belang bestaat uit het kunnen behandelen, voorbereiden, uitvoeren, administreren en passend opvolgen van een zakelijke demo-aanvraag die door u of uw organisatie zelf is geïnitieerd.

Wij verwerken daarvoor niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk.

6. Hoe verwerken wij een demo-aanvraag?

Voor het verwerken van een demo-aanvraag gebruiken wij momenteel de volgende gegevensstroom:

Calendly → Zapier → Inboxroad → Pipedrive

Calendly

Calendly wordt gebruikt om de gegevens voor de demo-aanvraag te verzamelen, beschikbare momenten aan te bieden en de afspraak in te plannen.

Zapier

Nadat de demo is ingepland, activeert Zapier de geautomatiseerde gegevensstroom tussen de systemen die voor de demo-aanvraag worden gebruikt.

Inboxroad

De voor de afspraakbevestiging benodigde naam en het e-mailadres worden via de workflow aan Inboxroad doorgegeven. Inboxroad wordt gebruikt om de bevestigingsmail te verzenden.

Pipedrive

De relevante gegevens van de demo-aanvraag worden vervolgens in Pipedrive geregistreerd voor administratie en opvolging. De aanvraag krijgt daarbij de status “demo ingepland”.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Voor de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen maken wij momenteel gebruik van:

• Render – statische hosting en CDN voor hirebase.nl;
• Google (Tag Manager) – metingen na toestemming voor analyse-cookies;
• Sentry – foutdiagnostiek en session replay na toestemming voor analyse-cookies;
• Calendly – aanvragen en inplannen van demo's;
• Zapier – doorgeven van gegevens in de demo-workflow (geen system of record);
• Inboxroad – verzending van de bevestigingsmail; en
• Pipedrive – registratie en opvolging van demo-aanvragen.

Wij stellen persoonsgegevens alleen beschikbaar voor zover dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor de betreffende dienstverlener wordt ingezet.

Waar een leverancier namens Hirebase als verwerker optreedt, maken wij de afspraken die artikel 28 AVG daarvoor vereist.

8. Doorgifte buiten de EER

Sommige door ons gebruikte dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) verwerken of vanuit een land buiten de EER toegankelijk maken.

Wanneer sprake is van een doorgifte buiten de EER, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag overeenkomstig hoofdstuk V AVG.

Voor de huidige verwerkingen geldt onder meer het volgende:

• Calendly (Verenigde Staten): doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework; indien dat mechanisme niet van toepassing is, standaardcontractbepalingen via de verwerkersovereenkomst van Calendly.
• Zapier (Verenigde Staten): doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework; indien dat mechanisme niet van toepassing is, standaardcontractbepalingen via de verwerkersovereenkomst van Zapier.
• Google (Tag Manager; met name Google LLC in de Verenigde Staten): doorgifte op basis van het EU-US Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen in de Google Ads Data Processing Terms.

Sentry: wij gebruiken een Sentry-organisatie met dataopslag in de EU (Frankfurt). Fout- en replaygegevens worden daarmee in de EER verwerkt en opgeslagen. Beperkte organisatie- of accountmetadata kan door Sentry buiten de EER worden verwerkt; daarvoor treft Sentry passende waarborgen.

Pipedrive en Inboxroad verwerken demo-gegevens primair binnen de EER. Pipedrive kan subverwerkers buiten de EER inschakelen; daarvoor treft Pipedrive passende doorgiftegrondslagen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Voor de huidige verwerkingen gelden:

Technische website- en servergegevens:
Geen langdurige opslag van bezoekers-accesslogs door ons op Render voor de static site. CDN-/edge- verwerking is kortdurend en gericht op levering en beveiliging. Platformlogs bij Render, voor zover Render die bewaart: maximaal 7 dagen. Cookievoorkeuren en thema-instelling blijven in uw browser (localStorage) totdat u deze wist. Fout- en diagnostiekgegevens in Sentry (EU-regio Frankfurt; waaronder mogelijk IP-adres), alleen na toestemming voor analyse-cookies: maximaal 30 dagen (Sentry Developer-abonnement) voor foutevents en session replay. Gegevens bij Google (via Tag Manager) vallen onder de in uw Google-account ingestelde bewaartermijnen, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Demo-aanvragen die niet leiden tot een klantrelatie (per systeem, vanaf de demo-datum):
Calendly: wij verwijderen de afspraak en inviteegegevens uiterlijk 90 dagen na de demo-datum.
Pipedrive: wij verwijderen het contact en de deal uiterlijk 12 maanden na de demo-datum.
Inboxroad: wij houden geen adresbestand voor demo-aanvragen; alleen naam en e-mail voor de bevestigingsmail. Inboxroad bewaart die gegevens niet langer dan nodig voor verzending en afhandeling van die mail; bounce- en klachtgegevens via Inboxroad: maximaal 30 dagen.
Zapier: gegevens die in de workflow passeren worden door Zapier in het account bewaard volgens het Zapier-beleid (doorgaans 29–69 dagen in het account, 7 dagen in logs; backups tot circa 4 maanden). Zapier is geen primaire opslag voor demo-aanvragen.

Leveranciers kunnen back-ups buiten onze directe controle langer bewaren. Wij verwijderen volgens bovenstaande termijnen in de systemen die wij beheren en beloven geen volledige wissing van leveranciersback-ups.

Wanneer een demo leidt tot een klantrelatie, kunnen gegevens die noodzakelijk zijn voor die klantrelatie vervolgens onder de daarvoor geldende doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen worden verwerkt.

10. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongeoorloofde verstrekking, wijziging en andere onrechtmatige verwerking.

De maatregelen worden afgestemd op de aard en omvang van de verwerking en de daarmee samenhangende risico's. Concrete beveiligingsmaatregelen worden om veiligheidsredenen niet volledig openbaar gemaakt.

11. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kunt u ons verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van persoonsgegevens, voor zover het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is; of
• behandeling van een bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang is gebaseerd.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken.

Een verzoek kunt u indienen via privacy@hirebase.nl.

Wij behandelen privacyverzoeken binnen de wettelijke termijnen. Wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is, kunnen wij aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

12. Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang

Voor zover wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van artikel 6 lid 1 onder f AVG, kunt u vanwege redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen die verwerking. Wij staken de betreffende verwerking wanneer de AVG dat vereist, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Bij het bezoeken van hirebase.nl en het aanvragen van een demo vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming plaats waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treft zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

De automatisering tussen Calendly, Zapier, Inboxroad en Pipedrive wordt uitsluitend gebruikt voor het verwerken en administreren van de door u geïnitieerde demo-aanvraag.

14. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via privacy@hirebase.nl.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze website, demo-procedure, leveranciers of gegevensverwerkingen veranderen of wanneer wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft.

De actuele versie wordt gepubliceerd op hirebase.nl. Bij wezenlijke wijzigingen beoordelen wij of betrokkenen daarover aanvullend moeten worden geïnformeerd.

16. Contact

Hirebase B.V.
KvK-nummer: 42197019
Vestigingsadres: Heeskesacker 1405, 6546 JK Nijmegen
Website: hirebase.nl
Privacy-e-mail: privacy@hirebase.nl

Laatste wijziging: 5 november 2026